關于進一步加強衛(wèi)生科技檔案管理工作的意見(黑衛(wèi)辦發(fā)〔2009〕81號)

廳直屬（管)單位：

為加強衛(wèi)生科技檔案管理工作，使其更好地為我省科技發(fā)展服務，根據(jù)《黑龍江省檔案局關于加強全省衛(wèi)生系統(tǒng)科技檔案管理工作的意見》（黑檔發(fā)〔2009〕5號)，結合衛(wèi)生工作實際，提出如下意見：

衛(wèi)生科技檔案是在醫(yī)療衛(wèi)生科技活動中形成的具有保存價值的各種形式的歷史記錄。衛(wèi)生科技檔案工作是衛(wèi)生醫(yī)療單位工作的重要組成部分，是一項重要的基礎性工作。加強衛(wèi)生科技檔案管理，對于保護知識產權和著作權、維護衛(wèi)生科技合法權益等具有十分重要的意義。各單位檔案管理部門要高度重視衛(wèi)生科技檔案管理工作，本著對歷史負責、為現(xiàn)實服務、替未來著想的態(tài)度，增強做好檔案工作的責任感和使命感。

（一)完善檔案工作制度。

各單位要根據(jù)國家、省檔案管理部門和省衛(wèi)生廳的有關要求，結合本單位實際情況，建立和逐步完善檔案的收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、利用、銷毀、歸檔和檔案移交等工作制度，保證檔案工作規(guī)范有序地開展。要把檔案工作納入單位分管領導、檔案工作人員及相關人員崗位責任制，采取切實有效的措施，保證各項制度的落實。

（二)加強文件材料收集。

文件材料收集是開展檔案工作的第一環(huán)節(jié)，也是檔案工作最重要的環(huán)節(jié)。要按照上級部門的要求，結合本單位實際，編制和進一步完善文件材料歸檔范圍，可根據(jù)實際工作需要對文件材料歸檔范圍做適當調整。根據(jù)文件材料歸檔范圍的規(guī)定，加大收集工作力度，使應歸檔文件材料及時歸檔，并做到完整、準確，系統(tǒng)。任何部門或個人不得將檔案資料據(jù)為己有或拒絕歸檔。

（三)搞好文件材料整理。

文件材料整理要按有關規(guī)定和標準進行�？偟囊�求是：文件材料分類科學，組卷合理，遵循文件材料形成規(guī)律，保持文件材料之間的內在聯(lián)系，體現(xiàn)本單位工作特點�？蒲许椖亢突�建項目檔案要體現(xiàn)成套性的特點，便于保管和利用。文件材料整理后，按規(guī)定將檔案移交給本單位檔案部門進行集中統(tǒng)一管理。

科研項目文件材料的整理按照科研項目研究各階段進行；醫(yī)療醫(yī)藥文件材料的整理應按照衛(wèi)生部《醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》和《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》進行；設計、工藝、產品、設備儀器文件材料的整理應按照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-89)進行；聲像檔案的整理應按照《磁性載體檔案管理與保護規(guī)范》（DA / 15 - 1995)進行；照片檔案整理應按照《照片檔案管理規(guī)范》（GBT11821-2002)進行；縮微膠片(平片<含窗孔卡>、卷片)的質量應符合縮微技術標準；電子文件的整理應按照《電子公文歸檔管理暫行辦法》進行。

（四)加強檔案信息化建設。

各單位要把檔案信息化建設作為單位信息化建設的重要組成部分，進行統(tǒng)籌規(guī)劃，使檔案信息化建設與單位信息化建設同步協(xié)調發(fā)展。檔案信息化建設要以檔案管理現(xiàn)代化為基礎，以檔案信息數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡化為目標，實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與單位信息系統(tǒng)有效銜接，便于檔案信息資源開發(fā)利用。一是做好電子文件的歸檔。信息系統(tǒng)生成的文本、圖形、圖像等電子文件歸檔范圍應參照紙質文件歸檔范圍確定。音頻、視頻、多媒體電子文件及數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫的歸檔范圍可根據(jù)需要確定。二是應根據(jù)本單位檔案保管和利用的實際需要，逐步對非電子檔案實施數(shù)字化。掃描后的圖像文件應與紙質或照片檔案檔號對應。數(shù)字化生成的電子文件應與聲像檔案檔號對應。具有永久和長期保存價值的文本或圖形形式的電子公文，為保證其真實性、完整性和有效性，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質公文或縮微品。紙質檔案數(shù)字化后，不得銷毀。三是建立網(wǎng)絡服務系統(tǒng)。檔案部門要為各項工作提供便利快捷的檔案信息網(wǎng)上查詢服務。 

（五)提高檔案利用服務水平。

檔案管理部門要最大限度地整合和開發(fā)利用檔案信息資源，為單位各項工作服務，為領導決策服務作為永恒的主題，不斷強化服務意識，加大服務工作力度，提高服務水平。檔案信息開發(fā)利用要重點做好四項工作。一是建立和健全檔案檢索工具，提高檔案信息查準率和查全率，滿足傳統(tǒng)（紙質)檔案提供利用需要。二是建好文件和案卷級的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，為網(wǎng)上查詢提供方便快捷的服務。三是根據(jù)本單位實際需要，創(chuàng)新檔案編研方式方法，積極開展編研工作，通過編研進行檔案信息資源整合和深度開發(fā)利用。檔案信息開發(fā)利用，要按照有關規(guī)定，采取措施，既保證提供利用又要防止泄密。四是對檔案利用效果跟蹤問效，通過利用效果反饋，研究和分析檔案的利用規(guī)律，不斷改進和創(chuàng)新服務方式方法，推動檔案工作的深入開展。

（六)檔案資料銷毀。對超過保管期限的檔案資料必須進行鑒定，對已失去保存價值的檔案資料，必須登記造冊，經(jīng)單位領導牽頭的檔案鑒定小組鑒定同意后，進行銷毀，并按有關規(guī)定辦理銷毀手續(xù)。

（一)建立依法管理機制。

按照《中華人民共和國檔案法》和《黑龍江省檔案管理條例》的有關規(guī)定，各單位要把檔案工作所需經(jīng)費納入本單位年度財務預算，為檔案工作提供必要的設施設備，確保檔案工作順利開展。要逐步實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、信息化。要采取切實有效的措施，確保檔案工作各項制度落實，逐步建立起依法管理檔案工作的有效機制。

（二)建立過程監(jiān)督管理機制。

使應歸檔的文件材料達到完整、準確、系統(tǒng)，從文件形成的源頭抓起，實行過程管理。負責文書工作和檔案管理工作的人員要及時溝通配合，對往來文件材料及時登記整理，并按檔案管理有關規(guī)定，向檔案管理部門移交。

科研項目和基建項目檔案管理要做到“三同步”，即部署科研項目、落實基建項目要與建立和開展檔案工作同步進行；檢查科研項目、基建項目完成情況要與檢查檔案工作開展情況同步進行；科研成果鑒定、基建項目驗收要與科研項目檔案、基建項目檔案驗收同步進行，確�？蒲许椖�、基建項目應歸檔的文件材料及時歸檔，并達到完整、準確、系統(tǒng)。

檔案部門或檔案工作人員要參加本單位產品鑒定、科研課題審定及成果鑒定、基建項目驗收、設備開箱驗收等環(huán)節(jié)的工作，以便于文件材料收集歸檔。

（三)建立激勵機制。

各單位要把檔案工作納入工作檢查、考核、評比等活動中，作為評比的內容之一。對檔案工作做出突出貢獻的領導和檔案工作人員及相關人員，按照《黑龍江省檔案管理條例》的有關規(guī)定，給予表彰獎勵。

（一)我廳將按照檔案工作的有關規(guī)定和標準，對所屬（管)單位的檔案工作進行年度檢查指導，力爭檔案管理水平在近一兩年內上一個新臺階。要積極組織檔案工作人員參加檔案專業(yè)知識培訓，提高檔案工作人員的專業(yè)水平。要積極配合檔案行政管理部門，依法對衛(wèi)生科技單位檔案工作進行檢查，推動檔案工作規(guī)范有序地開展。

（二)各單位要明確一名領導分管檔案工作，并幫助檔案部門研究解決工作中的實際問題。要把檔案工作作為本單位一項重要工作，納入規(guī)劃，納入年度工作計劃，納入年度財務預算。部署年度工作任務同時部署檔案工作任務；檢查年度工作同時檢查檔案工作開展情況；總結年度工作同時總結檔案工作為各項工作服務發(fā)揮的作用。要配備適應檔案工作需要的工作人員，并保持相對穩(wěn)定。要提供適應保管檔案需要的庫房，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。要增強檔案的安全防護意識，采取切實有效的措施，確保檔案的安全。

（三)各級衛(wèi)生行政管理部門要按照《中華人民共和國檔案法》和《黑龍江省檔案管理條例》的有關規(guī)定，依法加強對衛(wèi)生科技單位檔案工作的監(jiān)管，開展經(jīng)常性的檔案行政執(zhí)法檢查，力求解決問題。要深入實際開展調查研究，認真研究探索衛(wèi)生科技單位檔案工作的發(fā)展規(guī)律，以便加強管理和指導。要善于發(fā)現(xiàn)典型，培養(yǎng)典型，推廣典型經(jīng)驗，推動衛(wèi)生科技單位檔案工作健康有序地開展。