第九章 會計檔案
第二節(jié) 會計檔案保管
一、會計檔案的歸檔
根據(jù)《會計檔案管理辦法》，各單位當年形成的會計檔案，應由會計機構按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由本單位財務會計部門保管一年。期滿之后，應由財務會計部門編制移交清冊，移交本單位的檔案機構統(tǒng)一保管;未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管，但出納人員不得兼管會計檔案。
移交本單位檔案機構保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝，一般不得拆封。個別需要拆封重新整理的，檔案機構應當會同會計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理m.gydjdsj.org.cn，以分清責任。
二、會計檔案的保管期限
會計檔案的重要程度不同，其保管期限也有所不同。
各種會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點，分為永久、定期兩類。永久檔案即長期保管，不可以銷毀的檔案;定期檔案根據(jù)保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各類會計檔案的保管原則上應當按照表9-1和表9-2所列期限執(zhí)行，表中會計保管期限為最低保管期限。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
《會計檔案管理辦法》規(guī)定了我國企業(yè)和其他組織、預算單位等會計檔案的保管期限，該辦法規(guī)定的會計檔案的保管期限為最低保管期限，具體可以分為：
1.需要永久保存的會計檔案有：會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、年度財務報告、財政總預算、行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(決算)。
2.保管期限為25年的會計檔案有：現(xiàn)金和銀行存款日記賬、稅收日記賬(總賬)和稅收票證分類出納賬。
3.保管期限為15年的會計檔案有：會計憑證類;總賬、明細賬、日記賬(不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬)和輔助賬簿;會計移交清冊;行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證;各種完稅憑證和繳、退庫憑證;財政總預算撥款憑證及其他會計憑證;農牧業(yè)稅結算憑證。
4.保管期限為10年的會計檔案有：國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證;各收入機關編送的報表;財政總預算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報、國家金庫年報、基本建設、撥貸款年報;稅收會計報表(包括票證報表)。
5.保管期限為5年的會計檔案有：固定資產(chǎn)卡片于固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年;銀行存款余額調節(jié)表;銀行對賬單;財政總預算會計月、季度報表;行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表。
6.保管期限為3年的會計檔案有：月、季度財務報告;財政總預算會計旬報。
表9-1、表9-2為《會計檔案管理辦法》規(guī)定的各類會計檔案的保管期限。
單位和其他組織會計檔案保管期限表
|
序號 |
檔案名稱 |
保管期限 |
備注 |
|
一 |
會計憑證類 |
||
|
1 |
原始憑證 |
15年 |
|
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2 |
記賬憑證 |
15年 |
|
|
3 |
匯總憑證 |
15年 |
|
|
二 |
會計賬簿類 |
||
|
4 |
總賬 |
15年 |
包括日記總賬 |
|
5 |
明細賬 |
15年 |
|
|
6 |
日記賬 |
15年 |
現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年 |
|
7 |
固定資產(chǎn)卡片 |
固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年 | |
|
8 |
輔助賬簿 |
15年 |
|
|
三 |
財務會計報告類 |
包括各級主管部門匯總財務報告 | |
|
9 |
月度、季度財務會計報告 |
3年 |
包括文字分析 |
|
10 |
年度財務會計報告（決算) |
永久 |
包括文字分析 |
|
四 |
其它類 |
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|
11 |
會計移交清冊 |
15年 |
m.gydjdsj.org.cn |
|
12 |
會計檔案保管清冊 |
永久 |
|
|
13 |
會計檔案銷毀清冊 |
永久 |
|
|
14 |
銀行存款余額調節(jié)表 |
5年 |
|
|
15 |
銀行對賬單 |
5年 |
表9-2 財政總預算、行政單位、事業(yè)單位和稅收會計檔案保管期限表
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序號 |
檔案名稱 |
保管期限 |
備注 | ||
|
財政 總預算 |
行政單位 事業(yè)單位 |
稅收會計 | |||
|
一 |
會計憑證類 |
||||
|
1 |
國家金庫編送的各種報表及繳庫退庫憑證 |
10年 |
10年 |
||
|
2 |
各收入機關編送的報表 |
10年 |
|||
|
3 |
行政單位和事業(yè)單位的各種會計憑證 |
15年 |
包括：原始憑證、記賬憑證和傳票匯總表 | ||
|
4 |
各種完稅憑證和繳、退庫憑證 |
15年 |
繳款書存根聯(lián)在銷號后保管2年 | ||
|
5 |
財政總預算撥款憑證及其他會計憑證 |
15年 |
包括：撥款憑證和其他會計憑證 | ||
|
6 |
農牧業(yè)稅結算憑證 |
15年 |
|||
|
二 |
會計賬簿類 |
||||
|
7 |
日記賬 |
15年 |
15年 |
||
|
8 |
總賬 |
15年 |
15年 |
15年 |
|
|
9 |
稅收日記賬（總賬)和稅收票證分類出納賬 |
25年 |
|||
|
10 |
明細分類、分戶賬或登記簿 |
15年 |
15年 |
15年 |
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|
11 |
現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬 |
25年 |
25年 |
||
|
12 |
行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)明細賬（卡片) |
行政單位和事業(yè)單位固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年 | |||
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三 |
財務報告類 |
||||
|
13 |
財政總決算 |
永久 |
|||
|
14 |
行政單位和事業(yè)單位決算 |
10年 |
永久 |
||
|
15 |
稅收年報（決算) |
10年 |
永久 |
||
|
16 |
國家金庫年報（決算) |
10年 |
|||
|
17 |
基本建設撥、貸款年報（決算) |
10年 |
m.gydjdsj.org.cn | ||
|
18 |
財政總預算會計旬報 |
3年 |
所屬單位報送的保管2年 | ||
|
19 |
財政總預算會計月、季度報表 |
5年 |
所屬單位報送的保管2年 | ||
|
20 |
行政單位和事業(yè)單位會計月、季度報表 |
5年 |
所屬單位報送的保管2年 | ||
|
21 |
稅收會計報表（包括票證報表) |
10年 |
電報保管1年，所屬稅務單位報送的保管3年 | ||
|
四 |
其他類 |
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22 |
會計移交清冊 |
15年 |
15年 |
15年 |
|
|
23 |
會計檔案保管清冊 |
永久 |
永久 |
永久 |
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24 |
會計檔案銷毀清冊 |
永久 |
永久 |
永久 |
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注：稅務機關的稅務經(jīng)費會計檔案保管期限，按行政單位會計檔案保管期限規(guī)定辦理。
